Aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Microsoft Outlook

A veces, los usuarios necesitan configurar Outlook para aceptar automáticamente solicitudes de reunión entrantes. Cuando un usuario recibe una solicitud de reunión, Outlook acepta automáticamente la solicitud y envía una respuesta al remitente. Siga las instrucciones a continuación para obtener información sobre cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas. Esta instrucción cubre las versiones más recientes de Outlook desde 2010 hasta 2019. Aquí encontrará cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook 2019.

Consejo. Cuando usted habilite la convocatoria de reunión automática para aceptar la función en Outlook, debe planificar cuidadosamente sus horas de trabajo en un Calendario. Si tiene una hora no planificada en su calendario, Outlook la considerará como "disponible" y aceptará todas las solicitudes de reunión para esa hora.

Por cierto, este artículo será útil si desea hacer lo contrario: rechazar automáticamente las solicitudes de reunión en Outlook. Todo lo que necesita hacer es colocar una marca de verificación adicional.

Aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Microsoft Outlook 2010

Para tu información. Microsoft Office 2010 y Outlook 2010 llegarán al final del soporte extendido el 13 de octubre de 2020. Esto significa que ya no recibirá actualizaciones de seguridad ni parches de vulnerabilidades. Por el bien de su seguridad, le recomendamos que actualice a versiones más recientes de Office. Por ejemplo, Office 2016 u Office 2019.

Aquí se explica cómo configurar Outlook 2010 para que acepte automáticamente todas las solicitudes de reunión entrantes.

1. En la esquina superior derecha, haga clic en Expediente y seleccione Opciones. Esto inicia la sección de configuración de Outlook.
2. Haga clic en Calendario en la barra lateral izquierda, desplácese hacia abajo y localice el Programación de recursos sección. presione el Programación de recursos botón.
3. En la nueva ventana, coloque una marca de verificación junto a la Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas. Prensa OK para guardar los cambios.

Cómo habilitar las solicitudes de reunión automáticas para aceptarlas en Outlook 2013 y Outlook 2016

Para tu información: la configuración de Outlook para aceptar automáticamente solicitudes de reunión es casi 100% igual en todas las versiones más recientes. La única diferencia son los ligeros cambios en la interfaz de usuario, por lo que cubrimos cada versión en una sección diferente del artículo.

1. Al igual que con Outlook 2010, busque el Expediente en la esquina superior izquierda de la ventana principal de Outlook. Lo que necesitas encontrar es el Opciones botón. Pinchalo.
2. De nuevo, ubique el Calendario sección en la barra lateral izquierda. Tenga en cuenta que el botón tiene un nombre diferente. En Outlook 2013 y 2016, se llama Aceptar/rechazar automáticamente que es más intuitivo y comprensivo en comparación con el botón Programación de recursos en Outlook 2010, algo confuso.
3. A continuación, marque la casilla junto a la Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas y haga clic OK.

Cómo configurar Outlook 2019 para aceptar automáticamente solicitudes de reuniones

Outlook 2019, que es la versión de Outlook más reciente al momento de escribir este artículo, tiene una interfaz de usuario ligeramente diferente. Aún así, la idea principal sigue siendo la misma.

1. presione el Expediente botón, y luego el Opciones botón.
2. Haga clic en Calendario y desplácese hacia abajo para localizar el Aceptar o rechazar automáticamente sección. presione el Aceptar/rechazar automáticamente botón.
3. Coloque una marca de verificación junto a la Aceptar automáticamente las solicitudes de reunión y eliminar las reuniones canceladas botón y haga clic OK.

¿Cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión de una persona específica en Outlook?

Si desea que Outlook acepte automáticamente las convocatorias de reunión de una persona o dirección de correo electrónico específica, use las reglas de Outlook y el script VBA (macro). Desafortunadamente, Outlook todavía no tiene herramientas integradas para aceptar automáticamente solicitudes de reunión de una persona o contacto específico.

Para tu información. Esta sección se aplica a Outlook 2010 y versiones posteriores sin diferencias. Es lo mismo sin importar qué versión de Outlook esté ejecutando: 2010, 2013, 2016 o 2019.

Antes de comenzar, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

Una cuenta de correo electrónico que reciba la solicitud de reunión debe establecerse como la cuenta predeterminada en su perfil de Outlook. Además, estas reglas solo funcionan en Outlook y no se aplican a OWA.

1. Prensa Alt+F11 para abrir el Microsoft Visual Basic para Aplicaciones ventana.
2. En el panel izquierdo, expanda Proyecto 1 > Objetos de Microsoft Outlook y seleccione Esta sesión de Outlook.
3. Copie y pegue el siguiente código VBA en la ventana derecha:

   Sub AutoAcceptMeeting(metRequest As MeetingItem)
   
   If metRequest.MessageClass <> "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then
   
   Exit Sub
   
   End If
   
   Dim metAppt As AppointmentItem
   
   Set metAppt = metRequest.GetAssociatedAppointment(True)
   
   Dim metResponse
   
   Set metResponse = metAppt.Respond(olMeetingAccepted, True)
   
   metResponse.Display
   
   End Sub

   

4. Guarde el proyecto VBA usando Control + S acceso directo y cierre la ventana del editor con Alt+Q.
5. Ahora, cree una nueva regla en Outlook. Haga clic derecho en un correo en su bandeja de entrada y seleccione Normas > Nueva regla. Debe hacer clic con el botón derecho en el correo de una persona que desea aceptar automáticamente las solicitudes de reunión en Outlook.
6. En una nueva ventana, presione Opciones avanzadas.
7. En el Sección 1 lista, seleccione Ejecutar un guión. En la regla, especifique que debe aplicarse a todos los mensajes de los remitentes especificados. Luego especifique que necesita ejecutar Ejecutar un script para estos correos electrónicos: Proyecto1.Esta sesión de Outlook.AutoAcceptMeeting guion. Además, configure las opciones Dejar de procesar más reglas y Moverlo a la carpeta especificada.
8. Todo lo que queda es permitir la ejecución de scripts VBA sin firmar en Outlook. Selecciona el Desarrollador pestaña y haga clic en el Seguridad de macros botón. En la lista de opciones, seleccione Notificar para todas las macros o Habilitar todas las macros (no seguridad).
   Consejo. Si no puede encontrar el Desarrollador pestaña en la cinta de opciones de Outlook, presione Expediente > Opciones > Personalizar la cinta y coloque una marca de verificación junto a la Desarrollador entrada en la lista derecha de pestañas disponibles.
9. Reinicie Outlook. Verá que aparece una advertencia la próxima vez que inicie Outlook. Le advertirá que los scripts se están ejecutando en Outlook. Permítales haciendo clic en el Habilitar todas las macros botón.
10. La próxima vez que se reciba una solicitud de reunión del usuario especificado en la regla, se aceptará automáticamente y el remitente recibirá un mensaje de respuesta.

En caso de que quieras rechazar automáticamente todas las solicitudes de reunión de una dirección de correo electrónico específica en Outlookuse el siguiente código para la misma guía anterior:

Sub AutoDeclineMeetings(metRequest As MeetingItem)
If metRequest.MessageClass <> "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then
Exit Sub
End If
Dim metAppt As AppointmentItem
Set metAppt = metRequest.GetAssociatedAppointment(True)
Dim metResponse
Set metResponse = metAppt.Respond(olMeetingDeclined, True)
metResponse.Display
End Sub

Eso es.