Políticas de retención de Office 365 facilite al usuario y al administrador limpiar y archivar elementos en el buzón de correo de un usuario. Las políticas de retención permiten asignar automáticamente alguna acción desencadenante para un elemento después de un período determinado (por ejemplo, mover el elemento al buzón de archivo o eliminarlo de forma permanente). Las directivas de retención de Office 365 se pueden usar para eliminar automáticamente los elementos de correo electrónico anteriores a una fecha específica del buzón de correo de un usuario. De forma predeterminada, las políticas de retención se aplican a la Objetos eliminados y Correo no deseado carpetas para eliminar automáticamente los elementos que tienen más de 30 días.

De manera predeterminada, las políticas de retención no se aplican a otras carpetas en la bandeja de entrada (excepto Elementos eliminados y Basura). Sin embargo, el usuario puede establecer manualmente etiquetas de retención para determinadas carpetas. Por ejemplo, un usuario desea eliminar automáticamente los mensajes antiguos de la Boletin informativo carpeta después de un año. Puede configurar manualmente las etiquetas de retención/archivo para elementos de correo electrónico en su buzón de correo de Office 365.

  1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft Office 365 en el https://portal.office.com/;
  2. Seleccione Outlook en el Iniciador de aplicaciones;
  3. En la interfaz de su buzón, haga clic con el botón derecho en la carpeta o el mensaje de correo electrónico para el que desea cambiar la configuración de Retención/Archivo;
  4. Seleccione una política de la lista. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, la configuración de la política de retención se hereda de la carpeta principal (Usar política de carpeta principal);
    política de retención de perspectivas

Si ninguna de las políticas de retención predeterminadas le conviene, cree sus propias políticas de retención personalizadas con los parámetros que necesita:

  1. Seleccione Ajustes > Opciones. Ir Procesamiento automático > Políticas de retención;
  2. Haga clic en el + botón y cree su propia política de retención personalizada con los parámetros que necesita;
    política de retención o365
  3. Después de eso, puede aplicar su política de retención personalizada a los elementos requeridos en la carpeta Bandeja de entrada del buzón de Office 365.

El administrador de Office 365 puede crear etiquetas de retención y políticas de retención personalizadas y asignarlas a los buzones de correo de los usuarios.

  1. Para utilizar algunas Políticas de retención, debe habilitar los buzones de archivo de los usuarios. Ir Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 > Gobernancia > Archivo;
  2. Seleccione los buzones de usuario para los que desea habilitar el buzón de archivo y haga clic en el botón Permitir botón en la barra lateral derecha;
    Prácticas recomendadas de la política de retención de Office 365
  3. ahora ve a Centro de administración de Exchange > Gestión de cumplimiento > Etiquetas de retención;
  4. Cree una nueva etiqueta de retención con los parámetros requeridos (+ > seleccione aplicado automáticamente a todo el buzón). Por ejemplo, hemos creado una etiqueta llamada “3 años de mudanza al archivo”, Acción de retención > Mover al archivo; Período de retención > cuando el artículo alcanza la siguiente antigüedad (en días) > 1095;
    retención de Office 365
  5. Luego vaya a Centro de administración de Exchange > Administración de cumplimiento > Políticas de retención. Presione el botón +;
  6. Asigne un nombre a la Política de retención y agregue las etiquetas de retención que desea aplicar a los buzones de correo de los usuarios;
    política de retención de perspectivas
  7. Luego, debe asignar la política a los buzones de correo de los usuarios. Ir Centro de administración de Exchange > Destinatarios > Buzones. Seleccione los buzones para los que desea aplicar políticas, haga clic en Más opciones > Actualización de la política de retención. En la lista desplegable de la Política de retención de asignación masiva formulario, seleccione una nueva política de retención que haya creado anteriormente;
    directiva de archivo de office 365

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