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Si desea enviar una combinación de correspondencia desde un buzón compartido utilizando Microsoft Word y Outlook, esta guía es para usted.
Un buzón compartido en Microsoft 365 (también conocido como «Office 365») permite que varios usuarios envíen y reciban correos electrónicos desde una dirección común (por ejemplo, «ventas@ejemplo.com«) sin necesidad de una licencia separada. Pero, de forma predeterminada, la función Combinar correspondencia de Microsoft Word envía sólo desde la cuenta de usuario predeterminada de Outlook y no desde el buzón compartido. Sin embargo, con la configuración correcta en Office 365 y Outlook, puede enviar correos electrónicos combinados «desde» un buzón compartido.
Cómo enviar mensajes de combinación de correspondencia desde un buzón compartido de Microsoft 365 en Outlook.
Como sabrá, cuando se realiza una combinación de correspondencia en Word, los correos electrónicos se envían desde la cuenta de correo electrónico predeterminada en Outlook. Esto significa que si tiene más de una cuenta de correo electrónico configurada en Outlook (por ejemplo, «cuenta de correo electrónico A» y «cuenta de correo electrónico B»), y desea realizar una combinación de correspondencia desde la «cuenta de correo electrónico B», deberá configurar la «cuenta de correo electrónico B» como la cuenta predeterminada en Outlook antes de realizar la combinación de correspondencia.
Lo mismo se aplica cuando tiene acceso y desea realizar combinaciones de correspondencia desde un buzón compartido. Debe configurar el buzón compartido como cuenta predeterminada en Outlook después de agregarlo como cuenta de correo electrónico adicional.
Sin embargo, un buzón de correo compartido de Office 365 generalmente no se puede agregar como una cuenta de correo electrónico adicional en Outlook, porque de forma predeterminada se asigna automáticamente a la cuenta de correo electrónico normal de los usuarios que tienen derechos de delegación sobre él.
Esto sucede debido a la función «Asignación automática» de Office 365 y Outlook, que está habilitada de forma predeterminada en Office365 y obliga al buzón compartido a aparecer automáticamente en Outlook del usuario, sin requerir ninguna acción/configuración adicional por parte del usuario para tener acceso al buzón compartido.
Para desactivar la función «Asignación automática» en un buzón compartido para poder agregarlo como una cuenta normal en Outlook y utilizarlo como cuenta predeterminada para combinar correspondencia, siga los pasos a continuación:
Paso 1. Deshabilite la asignación automática de buzones compartidos en Office365.*
Para deshabilitar la asignación automática de Outlook de un buzón compartido, conéctese a Exchange Online a través de PowerShell, elimine los permisos de acceso completo del usuario en el buzón compartido y luego vuelva a agregar los permisos con la función «Asignación automática» deshabilitada. Para hacer eso:
* Nota: Este paso requiere privilegios de administrador en Office 365.
1. Conéctate a Intercambie en línea a través de PowerShell utilizando sus credenciales de administrador de Office 365.
2. Después de conectarse a Exchange Online, ejecute el siguiente comando para eliminar los permisos de acceso completo del usuario en el buzón compartido y luego presione «y» (SÍ) cuando se le solicite que confirme su decisión:*
- Quitar-Permiso del buzón -Identidad Nombre del buzón compartido -Usuario Nombre de usuario -AccesoDerechos de acceso completo
* Dónde:
- Nombre del buzón compartido: es el nombre o dirección de correo electrónico del buzón compartido.
- Nombre de usuario: es el nombre o dirección de correo electrónico de la persona que tiene derechos de delegación en el buzón compartido.
Por ejemplo: si desea eliminar los permisos del usuario «helen@example.com» en el buzón compartido «sales@example.com», ejecute el siguiente comando:
- Eliminar-Permiso del buzón -Identidad sales@example.com -Usuario helen@example.com -AccessRights FullAccess
3. Luego reasigne al usuario los permisos de acceso total al buzón compartido pero con la función «Asignación automática» deshabilitada, con este comando:*
- Agregar-Permiso de buzón -Identidad Nombre del buzón compartido -Usuario Nombre de usuario -AccessRights Acceso completo -AutoMapping $false
* Dónde:
- Nombre del buzón compartido:: es el nombre o dirección de correo electrónico del buzón del propietario.
- Nombre de usuario: es el nombre o dirección de correo electrónico de la persona que tendrá derechos de acceso total al buzón compartido, con la función de asignación automática de Outlook deshabilitada.
Por ejemplo: si desea otorgar permisos al usuario «helen@example.com» en el buzón compartido «sales@example.com» pero con la asignación automática deshabilitada, emita el siguiente comando:
- Agregar-Permiso de buzón -Identidad sales@example.com -Usuario helen@example.com -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false
4. Después de ejecutar el comando anterior, debería recibir una pantalla similar a continuación:
5. Desconéctese de Exchange Online y continúe con el siguiente paso.
Paso 2. Agregue la cuenta de correo electrónico del buzón compartido como una cuenta nueva en Outlook.
1. Reiniciar Outlook en la computadora del usuario y verifique que el buzón compartido ya no esté asignado automáticamente (no aparezca) en el panel de carpetas de Outlook.*
* Nota: Para que esto suceda, es posible que tengas que esperar un rato o reiniciar la computadora.
2. Después de verificar que el buzón compartido ya no aparece en Outlook del usuario, agregue la cuenta del buzón compartido como una nueva cuenta de correo electrónico. Para hacer esto:
a. De Archivo menú > ir a Configuraciones de la cuenta y haga clic Nuevo.
b. En la siguiente pantalla escriba el dirección de correo electrónico del buzón compartido (por ejemplo, «ventas@ejemplo.com» en este ejemplo) y haga clic Conectar.
do. En el «Ingrese la contraseña«, escriba la contraseña de la cuenta de correo electrónico del buzón compartido e intente Iniciar sesión. Si el inicio de sesión no se realiza correctamente porque la contraseña es incorrecta, haga clic en Iniciar sesión con otra cuentay luego escriba las credenciales del usuario (por ejemplo, «helen@ejemplo.com» en este ejemplo), que tiene permisos de delegación en el buzón compartido.
3. Una vez que la cuenta se haya agregado correctamente, Reanudar Outlook para aplicar el cambio.
4. Después de reiniciar, la cuenta de correo electrónico del buzón compartido se agregará en el panel de navegación izquierdo de Outlook. Ahora, continúe con el siguiente paso para aprender cómo combinar correspondencia desde el buzón compartido.
Paso 3. Cómo combinar correspondencia desde el buzón compartido.
Cuando desee combinar correspondencia utilizando la cuenta del buzón compartido, haga lo siguiente:
1. Cerrar Palabra.
2. En Outlook vaya a Archivo menú y abrir Configuraciones de la cuenta.
3. En la pestaña ‘Correo electrónico’, seleccionar el cuenta de correo electrónico del buzón compartido y haga clic Establecer como predeterminado.
4. Luego seleccione la pestaña ‘Archivos de datos’, seleccione el archivo de datos del buzón compartido y haga clic Establecer como predeterminado de nuevo. Cuando termine, cierre Configuración de la cuenta y Reanudar Perspectiva.
5. Ahora abra Word y realice la combinación de correspondencia como lo haría normalmente. Después de enviar los mensajes de correo electrónico, verá que cada mensaje se envió utilizando la cuenta del buzón compartido y todos los mensajes enviados se almacenan en la carpeta «Elementos enviados» del buzón compartido.
6. Después de completar la combinación de correspondencia, vuelva a abrir la Configuración de la cuenta en Outlook y establezca tanto la cuenta de correo electrónico del usuario como su archivo de datos como predeterminados.
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Konstantinos es el fundador y administrador de Wintips.org. Desde 1995 trabaja y brinda soporte informático como experto en informática y redes a particulares y grandes empresas. Está especializado en la resolución de problemas relacionados con Windows u otros productos de Microsoft (Windows Server, Office, Microsoft 365, etc.).
